Gastos deducibles para autónomos

45 Gastos deducibles para autónomos | Guía

La presión fiscal en España es alta, así que debes exprimir al máximo los gastos deducibles para autónomos con el objetivo de traer de vuelta a tu bolsillo hasta el último céntimo.

Te damos las claves para poder hacerlo, y un sinfín de posibilidades para deducir tus gastos.

Contenido

Requisitos para deducir un gasto si eres autónomo

Optimizar la carga fiscal a través de la deducción de gastos es una práctica legal y muy recomendable para todos los autónomos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estos gastos deben cumplir una serie de requisitos para no tener problemas con la Agencia Tributaria.

Relación con la Actividad Económica

Para que un gasto pueda ser deducible, tiene que estar relacionado con la actividad económica que realizas. Implica que deberá existir una correlación directa entre el gasto que te quieres deducir y tu actividad económica.

Justificación Documental

Es absolutamente imprescindible disponer de una factura que justifique el gasto. La factura tiene que contener todos los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, así como descripción del gasto. Además, debe ser fechada y numerada.

Registro en la Contabilidad

El gasto tiene que estar registrado en la contabilidad del autónomo en el periodo impositivo correspondiente. Esto implica que tienes que incluir todas las facturas en tu contabilidad y presentarlas en el trimestre correcto.

Uso Exclusivo para la Actividad

Además de estar relacionado con la actividad económica, el gasto tiene que ser utilizado exclusivamente para la actividad. Si un gasto agrupa una finalidad mixta, personal y empresarial, sólo podrá deducirse la parte proporcional correspondiente al uso empresarial.

Pago de los Gastos

Para que un gasto sea deducible, debe estar pagado y se debe poder demostrar ese pago. El pago puede ser demostrado con transferencias bancarias, cheques, pagos con tarjeta o cualquier otro medio que deje rastro.

Qué gastos son deducibles para un autónomo

Los autónomos en España tienen derecho a deducirse una serie de gastos en su declaración de impuestos siempre que estén relacionados con su actividad económica y estén debidamente justificados, así que guarda todas las facturas y recibos.

A continuación, se mencionan 35 posibilidades de gastos deducibles:

  1. Suministros: Corresponden a los gastos de agua, luz, gas, telefonía e internet. Si el autónomo trabaja desde su vivienda, estos gastos se pueden deducir en un porcentaje que depende de la parte de la vivienda destinada a la actividad económica.
  2. Alquiler de Local u Oficina: Los gastos resultantes del alquiler de un local, oficina o cualquier otro tipo de inmueble destinado a la actividad empresarial son deducibles.
  3. Materiales y Equipos: La compra de materiales y equipos necesarios para el desarrollo de la actividad es deducible.
  4. Gastos de Formación: Los cursos, talleres y formaciones profesionales relacionados con la actividad desarrollada pueden ser deducidos.
  5. Gastos de Vehículos: Si se utiliza para la actividad económica, es posible deducir los gastos asociados con el vehículo como seguro, mantenimiento, combustible, etc.
  6. Gastos Bancarios: Los gastos generados por servicios bancarios, como comisiones e intereses de préstamos, son deducibles.
  7. Seguridad Social: Las cuotas de seguridad social pagadas por el autónomo por su cuenta son deducibles.
  8. Gastos de Publicidad y Marketing: Todo lo invertido en dar a conocer, promocionar y mejorar la imagen de la empresa puede ser deducido.
  9. Gastos de Personal: Si el autónomo tiene empleados, los salarios, seguros sociales y otros gastos relacionados son deducibles.
  10. Gastos de Asesoría y Gestoría: Los servicios de asesoramiento y gestión contable, laboral o legal son gastos deducibles.
  11. Gastos de Viajes: Los gastos de hotel, vuelos, trenes, comidas y otros costes relacionados con los viajes de negocios pueden ser deducibles.
  12. Seguros: Las primas de seguros relacionadas con la actividad profesional, como el seguro de responsabilidad civil o los seguros de los vehículos utilizados en la actividad, son deducibles.
  13. Reparaciones y Mantenimiento: Los gastos derivados de la reparación y mantenimiento de las instalaciones de la empresa, así como de los equipos profesionales son deducibles.
  14. Servicios Externos: Aquellos gastos por contratación de servicios externos, como limpieza, correo, servicios profesionales independientes, etc.
  15. Amortizaciones: Es posible deducir el valor de los bienes inmovilizados materiales e inmateriales vinculados a la actividad económica, ya que sufren una depreciación por el uso, el tiempo o el avance tecnológico.
  16. Impuestos y Tributos: Se pueden deducir los gastos por impuestos y tributos necesarios para el desarrollo de la actividad profesional, como el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) o tasas de basura.
  17. Otros Gastos Deducibles: También se pueden deducir gastos de notaría, libros o suscripciones a publicaciones relacionadas con la actividad, gastos de patentes y licencias, y software necesario para la actividad.
  18. Gastos de Representación: Las cenas de empresa, regalos promocionales o gastos para fomentar las ventas o establecer relaciones comerciales son deducibles.
  19. Ropa de Trabajo: Uniformes, ropa o equipo de seguridad necesario para la actividad son deducibles.
  20. Tributos y Recargos: Son deducibles los impuestos y recargos estatales, autonómicos o locales que afecten a bienes o derechos que sean necesarios para la actividad económica y los que sean establecidos por razón de los elementos personales o materiales afectos a la misma.
  21. Licencias y Permisos: Licencias y cuotas necesarias para la realización de la actividad.
  22. Gastos Médicos: En algunos casos, los gastos de medicina, cirugía o hospitalización del trabajador autónomo.
  23. Gastos de Investigación y Desarrollo: Los gastos en los que se incurre para investigar y desarrollar nuevos productos o procesos son deducibles.
  24. Cotizaciones a Organizaciones Empresariales y Cámaras de Comercio: Si el autónomo paga cuotas para ser miembro de estas organizaciones pueden ser deducibles.
  25. Contribuciones a Planes de Pensiones: Según el límite legal, pueden ser deducibles las contribuciones a planes de pensiones.
  26. Donaciones y Contribuciones: Las donaciones a organizaciones benéficas pueden ser deducibles hasta cierto grado, dependiendo de la organización y las regulaciones locales.
  27. Gastos de Sociedades Civiles y Comunidades de Bienes: En estas sociedades, los autónomos socios pueden deducir la proporción de gastos en función de su porcentaje de participación, siempre que estén relacionados con la actividad económica.
  28. Gastos de Comunicación: Los gastos derivados de servicios de correo, mensajería y envío de paquetería son deducibles siempre y cuando estén relacionados con la actividad profesional.
  29. Gastos de Legalización: Los gastos de intervención de notario y registrador para la constitución del negocio, y los gastos derivados del cumplimiento de las obligaciones formales (libros de contabilidad, inscripciones en registros, etc.) también son deducibles.
  30. Gastos de Oficina: Material de oficina, papel, bolígrafos, y otros gastos menores necesarios para el funcionamiento diario del negocio son deducibles.
  31. Gastos de Informática: Los gastos relacionados con la adquisición, reparación y mantenimiento de equipos informáticos y software de trabajo son deducibles, siempre que estén relacionados con la actividad profesional.
  32. Primas de Seguros: Las primas de los seguros que estén relacionados con la actividad profesional (seguro del local de negocio, seguro de responsabilidad civil profesional, seguros de enfermedad, etc.) son deducibles.
  33. Servicios Profesionales: Los honorarios de asesores, gestores, abogados y otros profesionales cuya contratación sea necesaria para la actividad también son gastos deducibles.
  34. Gastos de Alimentación y Manutención: Siempre que estén relacionados con la actividad, están debidamente justificados y se realicen en establecimientos de restauración, los gastos de alimentación y manutención son deducibles, pero con algunas limitaciones y condiciones según la Ley de IRPF.
  35. Arrendamientos y Cánones: Los gastos de alquiler de local, así como el alquiler de maquinaria, vehículos y otros bienes necesarios para la actividad profesional son deducibles.
  36. Gastos Financieros: Los autónomos pueden deducirse los gastos financieros necesarios para el desarrollo de la actividad, como los intereses de préstamos, los recargos por aplazamientos de deudas, y las comisiones de descuento y gastos de descuento de efectos comerciales.
  37. Mantenimiento de Página Web y Servicios de Internet: Si se necesita mantener una página web o contratar servicios de hosting, estos gastos pueden ser deducibles.
  38. Gastos de Protocolo: Se consideran deducibles aquellos gastos de atención a clientes o proveedores y los derivados de la libre disposición de bienes y servicios en beneficio del personal al servicio del autónomo.
  39. Dietas: Gastos de manutención y estancia generados en el desarrollo de la actividad siempre y cuando se realicen en establecimientos de hostelería y estén vinculados a la actividad económica.
  40. Gastos de Reformas y Mejoras en el Local de Negocio: Los gastos invertidos en mejores instalaciones también se podrán deducir, aunque no podrán amortizarse en el mismo año del desembolso, sino que se tendrá que ir haciendo a lo largo del período de vida útil del bien.
  41. Gastos de Subcontratación de Servicios: Esas facturas de otros profesionales autónomos o empresas que hayas tenido que contratar también las podrás incluir.
  42. Gastos de Movilidad: Tiques de transporte público, peajes, parking, entre otros.
  43. Contribuciones a Organizaciones Profesionales: Si el autónomo es miembro de algún tipo de organización profesional, las cuotas de la misma también son gastos deducibles.
  44. Gastos de Publicaciones Profesionales: Suscripciones a publicaciones, compra de libros y otros materiales impresos relacionados con la actividad económica que se realiza.
  45. Gastos de Propiedad Intelectual: Gastos vinculados a la adquisición de patentes, licencias, derechos de autor, marcas etc.

Qué gastos no son deducibles

Es importante destacar que para que un gasto sea deducible, debe estar vinculado directamente con la actividad económica del autónomo y estar convenientemente justificado y registrado.

  • Multas y sanciones: Las cantidades pagadas por el autónomo en concepto de multas, sanciones o recargos no son deducibles. Estos gastos no están vinculados directamente con la actividad económica del autónomo.
  • Donativos: Las cuantías destinadas a donaciones no son deducibles.
  • Gastos de carácter personal: Los autónomos no pueden deducir los gastos que no se encuentren directamente relacionados con su actividad económica. Esto incluye gastos personales como adquisiciones de bienes para uso personal, gastos de vivienda (a menos que una parte de la misma se utilice exclusivamente para la actividad), gastos de vestimenta (excepto en casos donde se requiera indumentaria específica), entre otros.
  • Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA): Cuando el autónomo realiza una compra para su actividad, no puede deducir el IVA soportado en la misma. El IVA es un gasto no deducible en la actividad económica del autónomo ya que existe un procedimiento específico para su deducción.
  • Gastos financieros: los intereses de préstamos privados no son deducibles, a menos que se trate de un préstamo dirigido a la actividad económica del autónomo.
  • Alimentación y gastos de manutención: En su regla general, los gastos de comida del autónomo no son deducibles. Sin embargo, existen ciertas excepciones donde se permite la deducción, siempre y cuando se cumplan ciertas condiciones como que sucedan en días hábiles, fuera del municipio de
    residencia del trabajador, y en establecimientos de restauración y hostelería.

¿Hay que presentar siempre facturas para deducir los gastos?

En general, sí, es necesario presentar facturas para justificar la deducción de los gastos cuando eres autónomo en España. La Agencia Tributaria requiere que los autónomos mantengan un registro de todas las facturas relacionadas con su actividad económica, tanto emitidas como recibidas. Este registro es
esencial para poder deducir los gastos en la Declaración de la Renta o en los pagos trimestrales de impuestos.

Estos son algunos de los requisitos que deben cumplir las facturas para que puedan ser consideradas deducibles:

  • Deben ser facturas completas: Las facturas simplificadas, como los tickets de caja, generalmente no se aceptan como justificativos de gastos deducibles, a menos que incluyan toda la información necesaria, como el NIF del emisor, descripción del bien o servicio, importe y fecha.
  • Deben estar relacionadas con la actividad económica: Las facturas deben corresponder a gastos derivados directamente de la actividad económica que realiza el autónomo.
  • Conservación de facturas: Es obligatorio conservar las facturas durante un periodo mínimo de cuatro años, para poder presentarlas en caso de ser requeridas por la Agencia Tributaria.
  • Facturas de proveedores de la Unión Europea: En estos casos, aunque la factura no esté en español, sí es deducible. Es necesario conservar el original y su traducción al español.

Gastos deducibles solo con justificante bancario o recibo

Existen, sin embargo, ciertas excepciones a la regla general, donde algunos gastos son deducibles sin necesidad de factura. Estos pueden incluir pagos menores relacionados con la actividad económica, pero siempre dentro de ciertos límites y cumpliendo requisitos específicos.

Algunos ejemplos de gastos deducibles para autónomos que podrían desgravarse sin necesidad de factura, aunque sí con justificante bancario o recibo, son:

  • Nóminas y seguros sociales
  • Cuota de autónomo
  • Gastos bancarios
  • Pólizas de seguros
  • Traspaso de locales
  • Fianzas de alquileres
  • Gastos en el extranjero
  • Impuesto de bienes inmuebles
  • Tasa de basura

¿Por qué hay gastos deducibles que se rechazan?

Finalmente, vale la pena recordar que cada caso es único y las circunstancias de un autónomo pueden diferir de las de otro. Por tanto, en caso de duda, es recomendable consultar con un asesor fiscal.

  • Falta de Vinculación: Para que un gasto sea deducible, debe haber una conexión directa entre el gasto y la actividad económica del autónomo. Si no se puede demostrar esta conexión, el gasto será rechazado.
  • Falta de Documentación Justificativa: Todos los gastos deducibles deben estar respaldados por la documentación adecuada, como facturas o recibos. Si el autónomo no puede proporcionar la documentación relevante para un gasto, este será rechazado.
  • Uso Personal: Si parte de un gasto se utiliza para fines personales, solo se puede deducir la proporción que se utiliza para la actividad económica. Se recomienda usar solo estos gastos para usos profesionales, pues cuando es difícil de justificar esa proporción Hacienda se decantan por la no deducción. El caso más habitual se da con los teléfonos móviles y los vehículos.
  • No cumplir con el criterio de "necesario": Para que un gasto sea aceptado como deducible, debe cumplir con el criterio de ser "necesario" para el desarrollo de la actividad económica. Los gastos considerados superfluos o excesivos pueden ser rechazados.
  • Retrasos en el Registro: Los gastos deben registrarse dentro del periodo de tiempo correspondiente. Si un autónomo presenta un gasto mucho después de la fecha en que se produjo, es posible que se rechace.
  • Gastos No Permitidos: Algunos gastos, aunque estén relacionados con la actividad económica, no son deducibles según la ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y demás normas tributarias aplicables. Por ejemplo, los gastos de hotel para un viaje personal o los gastos en regalos para clientes no son deducibles.
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